文書化した情報とは？ぶんしょかしたじょうほう
文書化した情報とは、規格が維持または保持を求める、方針・手順書・記録の総称。媒体が紙か電子かは問わず、作成と改訂の承認、版と配布先の管理、必要な人が必要なときに参照できる状態の維持までを含む。監査では中身の出来よりも、旧版が現場に残っていないかという改訂の統制のほうが見られる。
最終更新：2026-10-06
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手順書が複数の場所に別々の版で置かれていると、担当者は自分の手元にある版を正しいものとして作業する。旧版の手順で本番へ触れた結果の事故は、担当者の不注意ではなく管理の不備として扱われる。文書と記録をひとまとめの語で定義し、承認・版・配布の管理を要求しているのは、この経路を塞ぐためである。
具体例
運用手順書はConfluenceの版管理に載せ、改訂は責任者の承認を経て版番号を上げ、旧版は参照できない領域へ移す。障害対応の記録のほうは改訂する対象ではなく保持する対象として、3年間は書き換えずに残すと定める——同じ「文書化した情報」でも扱いをこう分ける。
試験での引っ掛け
「維持する情報」と「保持する情報」の区別が要点。前者は手順書のように常に最新版であるべきもの、後者は記録のように起きた事実の証拠として残すもので、記録を最新化しようとして書き換えるのは証拠性を壊す誤りになる。紙の文書だけを指す語だと読むのも誤りで、チケットや監視ツールの出力も、要求を満たしていればこれにあたる。
関連用語
出た過去問
出典：令和7年度 春期 ITサービスマネージャ試験 午前Ⅱ 問2（IPA）解説で登場
JIS Q 20000-1:2020(サービスマネジメントシステム要求事項)において、“力量”に関する組織への要求事項として規定されているものはどれか。
正解：適切な教育、訓練又は経験に基づいて、SMS及びサービスのパフォーマンス及び有効性に影響を与える業務を組織の管理下で行う人々が力量を備えていることを確実にする。
要点：力量とは教育・訓練・経験に基づき必要な能力を備えさせること
「力量（コンピテンス）」の要求事項は、SMS及びサービスのパフォーマンスや有効性に影響する業務を行う人々が、適切な教育・訓練・経験に基づいて必要な力量を備えていることを確実にする、というものである。組織は必要な力量を明確にし、不足があれば教育などの処置をとり、その証拠を文書化した情報として保持する。他の選択肢はいずれも力量ではなく別の箇条の要求事項である。
出典・参考
公式シラバスの2 サービスマネジメントシステムの計画及び運用 ＞ 2-2サービスマネジメントシステムの支援に掲載されている用語です。
解説は資格暗記が独自に作成しています。過去問の出典は各問題に記載のとおりです。