共有フォルダとは？きょうゆうふぉるだ
共有フォルダとは、ファイルサーバ（ファイルを保管して共有させるコンピュータ）やNAS（Network Attached Storage。ネットワークにつないで使うファイル保存専用の装置）の上に置き、複数の利用者が同じファイルを読み書きできるようにしたフォルダ。誰がどのフォルダを読めるか、書き換えられるかは利用者やグループ単位のアクセス権で決める。個人のパソコンに置いたままでは担当者の不在時に仕事が止まるため、共有すべき文書は共有フォルダへ置くのが基本になる。
最終更新：2026-10-10
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文書をメールに添付して回すと、同じファイルの少しずつ違う版が各自の手元に増え、どれが最新か分からなくなる。個人のパソコンに置いたままでは、故障や退職でそのまま失われる。保管場所を一つにまとめれば、最新版の所在・バックアップ・閲覧できる範囲の3つを一度に管理できる。ITパスポートでは、アクセス権の設定と情報の管理方法の題材として出る。
具体例
Windows Serverのファイルサーバやバッファローの法人向けNASでは、部署ごとにフォルダを分け、人事フォルダは人事部のグループにだけ読み書きを許可し、他部署からは一覧にすら出さない、といった設定を行う。全社に配る通知文は、全員に読み取りだけを許可したフォルダに置く。
試験での引っ掛け
「共有フォルダ＝全員が見られる場所」ではない。誰にどこまで許すかを決めるアクセス権の設定こそが本体で、既定のまま全員に書き込みを許すと消失や改ざんを招く。もう一つ、共有フォルダに置くこと自体はバックアップではない。装置ごと壊れれば消えるので、別媒体への複製が要る。異動・退職時の権限削除漏れも定番の指摘事項。
関連用語
出た過去問
出典：平成24年度 春期 ITパスポート試験 問74（IPA）
LANに直接接続して使用するファイルサーバ専用機を何と呼ぶか。
正解：NAS
要点：NASはLANに直接つなぐファイルサーバ専用機
NAS（Network Attached Storage）は、LANに直接つないで複数の機器から共有利用するファイルサーバ専用機である。汎用サーバを立てるより手軽に共有ストレージを追加でき、ファイル共有に特化した機能を備えている。
出典：平成25年度 秋期 ITパスポート試験 問93（IPA）
【中問C：業務報告書の作成に関する記述】S社の総務部では、所属員が1週間分の業務実績をまとめた業務報告書を毎週作成して、部門のファイルサーバ（以下、部門サーバと…
正解：報告_10092情報太郎
要点：命名規則は各要素の桁数どおりに埋めるのが基本
命名規則は「報告_」に続けて、年の下2桁、月2桁、週の連番1桁、作成者氏名をつなげる形である。2010年9月第2週なら、年は10、月は09、週は2となるため、固定文字の後は10・09・2の順に並ぶ。
出典：平成25年度 春期 ITパスポート試験 問85（IPA）
〔中問A:電子メールを利用したアンケートの実施〕X社の人事部のFさんは、社員の満足度調査を、電子メール(以下、メールという)を利用して実施するように上司から指示…
正解：添付のアンケート文書に回答を記入し、このメールの返信メールに添付して送信してください
要点：依頼メールには目的・対象・回答方法・期限を明記する
上司の指示では、依頼メールの本文に目的・対象者・回答方法・期限を明記することとされている。空欄の前後で目的・対象者・期限は既に述べられているため、残る「回答方法」、すなわち添付文書に記入して返信で送り返す手順を書くのが適切である。
出典：平成25年度 春期 ITパスポート試験 問88（IPA）
〔中問A:電子メールを利用したアンケートの実施、テクノロジ〕Fさんは、上司に指示された事項に従ってアンケート文書を整理することにした。このときのアンケート整理方…
正解：アンケートの回答メールは、受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは、回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については、社員リストに印を付ける。
要点：回答は分別保管し識別できる名前で部署別に整理する
指示では、回答メールは集計終了まで他の受信メールと分けて保管し、添付文書は部署別に、社員が識別できるファイル名で共有フォルダに保存し、社員リストで回答者を確認することになっている。専用フォルダに保管し、氏名と社員番号を含むファイル名で部署別に保存してリストに印を付ける方法が、この全てを満たす。
出典・参考
解説は資格暗記が独自に作成しています。過去問の出典は各問題に記載のとおりです。