個人情報管理台帳とは？こじんじょうほうかんりだいちょう
個人情報管理台帳とは、保有する個人情報について、種類、利用目的、取得方法、保管場所、保管期限、アクセス権者などを一覧化した記録。定期的な見直しに加え、取得や委託の内容が変わった都度の更新が求められる。監査では台帳と実際の保有状況を突合する手続が中心になる。
最終更新：2026-10-06
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個人情報保護法やJIS Q 15001は、利用目的の範囲内での取扱いや開示請求への対応を求めるが、どこに何があるか分からなければどれも果たせない。台帳は義務を果たすための前提となる棚卸しにあたる。監査人にとっては、これが現物と合っていて初めて他の統制の評価が成り立つ、出発点の証拠になる。
具体例
プライバシーマークの審査では、JIS Q 15001に基づいて個人情報を特定した台帳とリスク分析の記録が確認対象になる。項目立てを審査基準に合わせて設計している組織が多い。監査では、この台帳から任意の数件を選び、記載された保管場所に現物があるか、保管期限を過ぎたものが残っていないかを実地で確かめる。
試験での引っ掛け
「年1回の定期見直しを実施している」だけでは足りず、変更の都度の更新まで必要な点が問われる。監査手続としては台帳を眺めるのではなく、新規業務の稟議書や委託契約から逆に辿り、台帳に載っていない個人情報を探す方向が有効。
関連用語
出た過去問
出典：令和4年度 秋期 システム監査技術者試験 午前Ⅱ 問6（IPA）
プライバシーマークを取得しているA社は、個人情報管理台帳の取扱いについて内部監査を行った。判明した状況のうち、監査人が、指摘事項として監査報告書に記載すべきもの…
正解：個人情報管理台帳の見直しは、新たな個人情報の取得があった場合にだけ行っている。
要点：個人情報管理台帳は定期的および変更の都度の見直しが必要
個人情報管理台帳は、保有する個人情報の現況を正確に反映していなければ、リスク分析にも安全管理措置の検討にも使えない。新規取得のときだけ見直す運用では、利用目的の変更、保管場所や委託先の変更、保管期限到来による廃棄などが反映されず、台帳が実態と乖離する。少なくとも定期的な見直しと、変更が生じた都度の更新が必要であり、指摘事項に当たる。
出典・参考
解説は資格暗記が独自に作成しています。過去問の出典は各問題に記載のとおりです。