ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムの意味

稟議・申請・承認といった定型的な業務手続きの流れをシステム上で電子化し、申請から承認、処理完了までの一連の流れを自動的に管理・進行させる仕組み。紙の書類を回覧する従来の方式に比べて処理状況の可視化や承認の迅速化、履歴管理の徹底が可能になり、テレワーク環境での業務継続にも寄与する。

ワークフローシステムの具体例

出張旅費の精算申請をワークフローシステムに入力すると、上長への通知が自動送信され、承認状況をシステム上でリアルタイムに確認できるようになった。

ワークフローシステムは試験でどう引っ掛けられる？

ワークフローシステムは主に社内の承認・決裁プロセスを対象とする仕組みであり、業務プロセス全体の再設計を行うBPRそのものとは異なる点に注意する。

ワークフローシステムと関連する用語

• RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
• BPM（ビジネスプロセスマネジメント）
• テレワーク

ワークフローシステムが出た過去問

• ワークフローシステムの活用事例として、最も適切なものはどれか。

  正解：機器を購入するに当たり、申請書類の起案からりん議決裁に至るまでの一連の流れをネットワーク上で行う。

  要点：ワークフローシステムは申請・承認の流れを電子化する

  ワークフローシステムは、申請・承認・決裁といった定型的な業務の流れをあらかじめ定義し、電子的に回付・処理する仕組みである。誰の承認待ちかが可視化され、紙のりん議書を回す手間や滞留を減らせる。

  出典：平成22年度 秋期 ITパスポート試験 問6（IPA）

• 社内の決裁申請手続の迅速化と省力化を狙いとして導入するシステムはどれか。

  正解：ワークフローシステム

  要点：ワークフローシステムは申請・承認の流れを電子化する

  ワークフローシステムは、申請・承認といった一連の手続の流れを電子化し、書類を回覧する代わりにシステム上で次の承認者へ自動的に回す仕組みである。紙の移動や押印待ちが不要になるため、決裁のスピードが上がり事務工数も減る。

  出典：平成25年度 春期 ITパスポート試験 問12（IPA）

• SNSを企業内に導入する目的として、最も適切なものはどれか。

  正解：ネットワーク上のコミュニティの場を通じて、業務上有益な人脈を形成する。

  要点：社内SNSの狙いは交流を通じた人脈と知識の共有

  SNSは利用者同士がつながり、情報交換や交流を行う場を提供する仕組みである。企業内に導入する狙いは、部門や役職を越えた社員同士のつながりを作り、知識や人脈を業務に生かすことにある。日程調整はスケジューラ、遠隔会議はテレビ会議システム、承認手続の電子化はワークフローシステムが担うので、目的を取り違えないようにしたい。

  出典：平成27年度 春期 ITパスポート試験 問4（IPA）