個人情報管理台帳とは？こじんじょうほうかんりだいちょう
個人情報管理台帳とは、取り扱う個人情報を、種類・取得元・利用目的・保管場所と媒体・保存期間・アクセスできる者・委託先まで対応づけて記録した一覧。何をどこに持っているかが分からなければ、安全管理措置も漏えい時の通知範囲も決められないため、保護の出発点に置かれる。
最終更新：2026-10-06
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個人情報保護法は利用目的の特定と安全管理措置を求めるが、条文は台帳という形式まで指定していない。それでも実務で必ず置かれるのは、部門ごとに散った保有状況を誰も答えられない状態では、目的外利用の判定も委託先の監督も、漏えい時の通知対象の特定も成立しないからである。
具体例
採用応募者の履歴書をクラウドの採用管理サービスへ置くなら、取得の時点で行を起こし、保管先のサービス名、不採用者の保存期間、閲覧できる人事部の範囲、委託先としての提供事業者を書く。年度末の棚卸しでは、期限切れの行が実際に消えているかを突き合わせる。
試験での引っ掛け
定期的な見直しだけでは足りず、業務や委託先が変わった都度の更新が要る。記載の対象は自社サーバ内に限らず、委託先や外部サービスへ預けたぶんも含む。台帳を作ること自体は安全管理措置ではなく、通知すべき本人の範囲を出せて初めて役に立つ。
関連用語
出た過去問
出典：令和2年度 10月試験 情報処理安全確保支援士試験 午前Ⅱ 問25（IPA）
プライバシーマークを取得しているA社は、個人情報管理台帳の取扱いについて内部監査を行った。判明した状況のうち、監査人が指摘事項として監査報告書に記載すべきものは…
正解：個人情報管理台帳の見直しは、新たな個人情報の取得があった場合にだけ行っている。
要点：個人情報管理台帳は定期と随時の見直しで実態と合わせる
個人情報管理台帳は、保有する個人情報の実態を正確に映していなければ、リスク分析も保管期限の管理も機能しない。取得時だけ更新する運用では、利用目的の変更、提供先の追加、廃棄や保管期限の到来といった変化が反映されず、台帳と実態が乖離する。少なくとも定期的な見直しと、重要な変更が生じた都度の更新が必要であり、この状態は指摘対象となる。
出典・参考
解説は資格暗記が独自に作成しています。過去問の出典は各問題に記載のとおりです。