文書化した情報（SMSの文書・記録管理）とは？

文書化した情報（SMSの文書・記録管理）とは、マネジメントシステム規格が要求する文書と記録を包括した呼び方。方針・計画のように「これから守る決め事」と、監査記録・是正処置の実施記録のように「実施した事実の証拠」の両方を含む。作成・更新・管理（版・保護・保管期間）の要求がある。

ぶんしょかしたじょうほう

応用情報技術者試験の頻出用語／マネジメント系／別名：文書化した情報、SMSの文書・記録管理、SMSの文書、記録管理

文書化した情報（SMSの文書・記録管理）の意味

マネジメントシステム規格が要求する文書と記録を包括した呼び方。方針・計画のように「これから守る決め事」と、監査記録・是正処置の実施記録のように「実施した事実の証拠」の両方を含む。作成・更新・管理（版・保護・保管期間）の要求がある。

変更管理手順書は最新版のみを共有領域で公開し、旧版は改訂履歴付きで別に保管する。一方、変更諮問委員会の議事録は事実の記録なので改訂せず、3年間保存する。両者を同じ運用にすると、記録の改ざんや旧手順の誤用が起きる。

紙かデータかを問わず、媒体は要求の対象外。また「文書を作ったこと」が目的化しやすいが、規格が求めるのは有効性の維持であり、実態と乖離した手順書を保有している状態はむしろ不適合の根拠になる。

最終更新：2026-08-25／解説は資格暗記が独自に作成しています。過去問の出典は各問題に記載のとおりです。